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怎样做好档案管理

一、档案管理

（一）凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无缺。

（二）文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。

（三）档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。

二、文书档案管理

（一）归档范围

1、行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

2、组织人事教育培训类：员工变动表、花名册、教育培训卡。

3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

4、质量管理类：质量管理方面的制度。

5、技术类：产品及生产方面技术文档。

6、销售纪事类：公司大规模的销售活动纪事。

（二）文书的档案立卷

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数，均应齐全完整。

2、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复，分类一起排列，不得分开。

3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文，放在请示年立卷；跨年度的规划，归在文件所针对的第一年立卷；跨年度的总结，放在所针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件，归在会议召开的年度立卷。

三、归档时间

公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表，根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部；其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管，月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。

四、档案的借阅及销毁

（一）借阅档案需按规定办理借阅手续，在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁，并应及时归还。

（二）会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要，查阅有关会计档案时，应持正式公文，并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司；如需摘抄、复印，应经财务负责人同意方可办理。

（三）定期对档案进行鉴定，准确地制定档案销毁清单，对失去保存价值的档案，登记造册，经人力资源部负责人审核，报公司领导批准后方可销毁，销毁时需有两人以上参加，并在销毁清册上签字。

雷速档案管理系统特点

1、员工只能查询自己的档案信息。
2、员工可以前台提交档案修改申请，管理员后台一键审核更析。
3、EXCEL数据导入、导出。
4、设置公告和留言板，方便和员工互动交流。
5、后台设置超级管理员和档案管理员两级权限。
6、系统既可以安装在局域网服务器上，也可安装在互联网服务器上。

雷速档案管理系统说明

每个公司、学校等单位都保存着员工师生的档案信息，员工师生档案信息繁多，数量很大，并且有些项目会经常变化，这给管理工作带来一定的困难，小编这里想给大家带来一款非常高效、专业的管理软件，雷速档案管理系统。使用这套系统，管理员可以在后台轻松地导入、修改和查看员工信息，员工也可以在自己的电脑上查看自己的档案信息。微信助手赚钱

雷速档案管理系统适用对象

需要对员工档案进行高效管理的的大中型企事业单位、政府机关。

雷速档案管理系统是一款专业的档案管理系统软件。可以让管理员可以在后台轻松地导入、修改和查看员工信息。有需要的可以来东坡下载使用！

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厂商：盛趣游戏（上海）有限公司
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