第一，明确活动的组织目的、指导思想、开展依据；
第二，明确活动的参与主体，主管部门(单位)、主办部门(单位)、协办单位(机构)、赞助单位、参加单位(机构)等。
第三，活动准备阶段。成立组织(活动组织委员会)、召开组委会工作会议(至少一次，可根据情况召开多次)；活动审批手续办理；起草、下发活动组织文件(通知、宣传材料)；确定活动举行地点；明确活动开始和持续时间；新闻媒介的参与单位，媒介宣传；通知需要参加活动的单位(人员)及注意事项；准备好活动需要分发的文字材料；活动场地的联系及布置；活动服务保障人员的安排及培训；外地参加活动人员住宿、就餐地点预定；经费预算、物资保障预算；安全保卫措施；向有关领导(部门)汇报活动准备情况；制定活动程序册。
第四，活动举行预备阶段。会务组进驻；活动服务保障人员开始工作；检查各项准备工作任务的落实情况；组织参加活动单位(人员报到)；外地参加活动人员的接机、接站；提前通知有关领导；准备领导讲话稿。
第五，活动举行阶段。举行开幕式(闭幕式)；活动进行中的组织协调(收集情况、协调矛盾、处理纠纷等)；活动的宣传报道。
第六，活动收尾阶段。外地参加活动人员的送机、送站；活动服务保障人员逐步减少、解散；物资归位、文件归档；经费物资结算、决算；可视情召开组委会最后一次会议，通报活动的组织情况；进行活动总结；向有关领导(部门)汇报活动组织情况；有的重要活动还在活动后发情况通报。
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